ASESORÍA SANCHIS

25 Ideas para mejorar sus reuniones

Estas ideas pueden serle útiles, tanto en el papel de animador, como de participante activo e inteligente.

1.       Antes de la reunión, verificar si esta es indispensable: ¿No podría tratar el problema o dar a conocer el hecho de la misma de otra manera?. (Hablar directamente o por teléfono con el interesado, intercambio de cartas o de documentos).

2.      Dar a conocer a los posibles participantes y por adelantado, el orden del día y la duración global de la reunión.

3.      Verificar que las personas convocadas, son las personas a quienes les compete y concierne el problema.

4.      No sobrepase nunca la docena de participantes.

5.      Programe la reunión en un momento y lugar adecuado.

6.      Prepare la reunión, e incite a que cada participante haga lo mismo.

7.      Empiece la reunión a la hora prevista.

8.      Al comienzo de la reunión, recuerde los objetivos, el orden del día, el horario previsto, las reglas de la reunión.

9.      Integre eventualmente nuevas proposiciones en cuanto a la organización de la reunión, si a usted le parece aconsejable y posible.

10.   Adecue la sala: mesas, pizarra, disposición de cada persona.

11.    Prevea un tiempo concreto para cada punto a tratar y un margen para los imprevistos.

12.   Haga tomar anotaciones de todo lo que se diga, a través de un secretario y de la pizarra.

13.   Cada punto del orden del día, encabécelo con las informaciones necesarias. Haciendo que los demás den su opinión al respecto.

14.   Provoque al dialogo a los otros participantes, evite que la discusión no sea monopolizada solamente por algunos, y solicite la participación de todos.

15.   Favorezca un clima de escucha mutua.

16.   Utilice de una manera positiva las oposiciones y los conflictos como fuentes de progreso. Haga que se ataque los problemas, no a las personas.

17.   En caso de desacuerdo importante, desdramatizar y hacer que el oponente explique su punto de vista delante de todos, a fin de analizar los puntos de divergencia y los de convergencia.

18.   Aceptar las variaciones de ritmo, los silencios, los bloqueos y confíe en la capacidad del grupo para remontar las dificultades.

19.   Sea sensible a las desviaciones “de algunas personas” e intente recuperarlos e integrarlos, recentrándolos en el tema si es necesario.

20.  Haga las síntesis parciales a fin de cerrar el paso a los adictos de las discusiones y de precisar el estado de avance para el resumen de la orden del día.

21.   Recuerde regularmente el tiempo transcurrido y el tiempo disponible.

22.  No pierda de vista el conjunto de la dinámica de grupo y de la discusión.

23.  Verifique que el análisis de la situación se efectúe antes de hacer conclusiones o tomar decisiones.

24.  Termine la reunión a la hora prevista.

25.  No levante la reunión sin una conclusión o una síntesis final, por ejemplo un resumen de lo que se ha dicho o decidido.

.....Y para boicotearlas

1.      Confíe en no poseer la respuesta.

2.      Procure evitar la discusión del problema diciendo que está poco maduro. Si esto no da resultado, sacar a colación otro problema relacionado que se presenta como ineludible para solucionar el principal.

3.      Preguntar “¿Qué significa verdaderamente....?"

4.      Trate de analizar cada una de las conclusiones, resaltando los problemas que puede implicar una solución u otra. Al final pedir el aplazamiento de la resolución hasta consultar a un experto