I. NOTAS GENERALES SOBRE LA COMUNICACIÓN.
Hay tres formas de comunicarse:
1.Dialogo directo (cara a cara)
2.Dialogo indirecto (no se ven: teléfono)
3.Comunicación unidireccional (no hay respuesta: texto escrito)
Cuanto menos contacto hay, más difícil es comunicar lo que pretendemos.
La comunicación también se complica por los siguientes motivos:
Cuando un mismo mensaje esta dirigido a varios receptores
Cuando no conocemos suficientemente a nuestro receptor.
Cuando el nivel intelectual del receptor no esta acorde al mensaje.
Cuando nuestro animo y/o el del receptor no están en un buen momento.
Cuando nuestro mensaje no es esperado previamente por el receptor.
Cuando el ambiente no es adecuado (ruidos, presencia de otros, temperatura…)
El mensaje requiere del receptor alguna acción y un esfuerzo de comprensión.
Todas estas inconveniencias hay que tenerlas en cuenta cada vez y en cada momento en que estemos comunicándonos con otros, y si es posible hasta previamente al momento de la comunicación.
ELEGIR LAS PALABRAS
Las palabras deben ser simples y claras para el receptor. Las palabras complicadas o inusuales son elegantes, pero poco prácticas y suponen un riego grave de no ser comprendidas.
Las expresiones han de ser breves, directas y no redundantes.
No dar por hecho cosas que solo son posibles.
No exagerar los términos. No repetir mismas palabras y/o terminaciones.
CONSTRUIR FRASES
Las ideas claves/positivas se deben reflejar en frases simples y claras.
Las menos importantes o menos agradables, se deben incluir como frases subordinadas dentro de una oración compuesta. Las dos ideas, relacionadas entre sí, tienen igual importancia, se deben unir con una conjunción o expresión que las enlace.
Una frase negativa puede ser suavizada, añadiéndole otra que guarde relación y sea positiva.
Las ideas deben pensarse y exponerse siempre en sentido positivo.
Lo imperativo debe exponerse en modo de pregunta o de deseo.
La noticia negativa debe desarrollarse en modo potencial (Ejemplo: “Nos gustaría no tener que molestarle, pero es totalmente necesario que pase por oficinas para…”)
Los hechos agradables deben expresarse en forma activa y breve, lo no agradable, en voz pasiva y difuminada.
La utilización de conceptos y sujetos de oración concretos y sencillos hacen más clara la exposición, que lo abstracto.
Cuando el mensaje nos interese a nosotros o al receptor, se aportarán detalles e información que la explique y reafirme.
Cuando ya sea conocido, o resulte desagradable para nuestro receptor, evitaremos los detalles e información que por ello resulte innecesaria y que desviaría o desacentuaría lo que realmente se desea transmitir.
Las frases deben presentar una imagen de seguridad, conocimiento de causa y de responsabilidad.
Aunque las frases cortas son más claras y menos dadas al error o confusión, conviene intercalarlas con otras más extensas, para evitar párrafos monótonos o escritos estilo telegrama.
Se consigue más claridad si en la construcción de la frase se sigue el orden= Sujeto, Verbo, Complemento. Conviene usarlo para expresar las ideas “clave” del mensaje.
II. COMUNICACIÓN ORAL
Las impresiones que nosotros sentimos no son tan distintas de las que sienten los demás cuando somos nosotros quienes hablamos.
Podemos estar escuchando y sacando conclusiones según la impresión que nos vaya causando lo que nos dicen y como lo hagan.
Escuchar se hace cuando se oye y al tiempo se comprende lo que se nos trata de decir. Y esto no es fácil, dado que nuestra mente funciona a una velocidad superior a la que se nos habla, y tendemos a evadirnos hacia otras actividades mentales.
Cuando escuchamos no hemos de pretender aparentarlo simplemente.
No nos fijaremos demasiado en la apariencia física del interlocutor.
Prestaremos atención aun cuando creamos que el tema es poco interesante o demasiado complicado para nosotros.
No exageraremos nuestra atención tratando de memorizar los detalles.
No nos desconcentraremos al escuchar, que es lo que ocurre cuando tratamos de pensar que diremos cuando nos corresponda hablar.
Por el contrario lo que procuraremos es seguir la línea del pensamiento y captar la estructura del verdadero mensaje que se nos expone.
Haremos mucho bien escuchando con calma a quien nos esté exponiendo sus problemas, y más aun si procuramos comprenderle. El hecho de tener la oportunidad de exponer un problema, a veces nos ayudara a comprender que nuestro problema no es tan grave como nos parecía antes de compartirlo con alguien de nuestra confianza.
La mesa de un despacho, así como los objetos y papeles que haya sobre ella, supone un gran obstáculo entre los interlocutores.
Crea desconcierto cuando uno se distrae con esas cosas mientras el otro está hablando.
Procuraremos pues que los diálogos importantes se desarrollen en cómodos sillones, sin mesas ni papeles por medio, o con mesas limpias y ordenadas.
III. CONFERENCIAS
TOTAL: Cuando nos cogen por sorpresa
Improvisación:
PREPARADA: Basadas en un breve guión, que pretende no salirse del tema, ni olvidar algún punto.
Memorización: No hay posibilidad de adaptarse al auditorio y un fallo de memoria puede romper la estructura del mensaje. Es un sistema poco natural.
Lectura: Similares desventajas que con la memorización, aunque conveniente en informes de carácter técnico.
Utilizar: Letras grandes y claras, así como renglones claramente separados, y palabras corrientes para los receptores. Redactar el discurso a modo de historia. Es fundamental captar y mantener el interés de quien nos escucha.
Aunque el más conveniente es el de la IMPROVISACIÓN PREPARADA, requiere de experiencia que procuraremos adquirir con la lectura, y es el que hemos de pretender potenciar.
-La mejor forma de paliar el efecto del nerviosismo es aceptarlo como normal.
-Dirigir sucesivamente la mirada a los ojos de 5 o 6 personas escogidas y repartidas por toda la sala. Así parece que les hablemos a todos y hasta podemos imaginarnos que solo ellos están pendientes de nosotros.
-Dar sensación de confianza y seguridad, y de que estamos pasando un rato agradable.
-Presentarnos con ropa y aspecto adecuado.
-No exagerar nuestros gestos, aspecto o lenguaje…
-Una mesa o atril nos ayudará a apoyar las manos o esconder los pies cuando no sepamos que hacer con ellos.
-Evitar los carraspeos, toses, muletillas como “o sea” “es decir”… Esto desvía la atención del contenido de nuestro mensaje.
-No bromear o hacernos los listos a menos que estemos muy seguros de hacerlo bien. De no ser así causaremos muy mala impresión.
-Prepararemos especialmente el comienzo y el final del tema.
El comienzo, porque atrae la atención y puede preparar el terreno para una buena comunicación y conexión con el público.
El final, porque resume nuestro mensaje, y es la parte que mejor recordarán los oyentes.
Si hemos de presentar algún informe, podemos apoyarnos en gráficos lo suficientemente grandes y claros para quienes hayan de observarlos. La abundancia de detalles desviara la atención del punto central del grafico. Podemos apoyarnos para explicarlos con notas aparte. Cuando lo hagamos señalaremos la parte exacta a la que nos referimos, y lo haremos mirando al público.
Es conveniente prever las posibles preguntas y la mejor respuesta a las mismas y, de ser importantes, hacerlo antes de que las formulen, como parte de nuestro informe.
También es aconsejable tocar los puntos principales antes de que los oyentes lleguen a ellos por sí mismos.
Cuando queremos que acepten una idea nuestra en el trabajo o intentamos convencer a alguien de algo, estamos usando la retórica.
Hablar delante de los demás no es fácil, incluso personas acostumbradas a hacerlo sufren el sudor frío y la angustia que provoca lo que se conoce como miedo escénico.
La habilidad para hablar en público viene determinada por la educación emocional y el entorno de nuestra infancia. Algunas personas sienten un miedo patológico, pero la mayoría mejoran mucho si aprenden a evitar los errores más comunes.
Para ser convincente es fundamental:
Tener seguridad: Para hablar con seguridad hay que saber de lo que se habla y creerse lo que uno esta diciendo.
Empatizar con el público: El orador debe ponerse en el lugar del público para adaptarse a sus necesidades.
Saber siempre qué decir: El orador debe estar convencido de su razón, que tiene que ser limpia y humilde. Tampoco es conveniente decir verdades que nos perjudiquen, las mentiras, si se descubres, restan credibilidad al orador. Ocultando algunas cosas no se corre el riego.
Para “romper el hielo” lo primero es conocer cuántas y qué tipo de personas formarán el público, para adaptar el lenguaje al nivel cultural o técnico del auditorio.
Objetivos a lograr:
•Cautivar al público
•Ser breve y directo. Usar palabras y frase cortas.
•Apoyarse en imágenes.
•No interrumpir el discurso, quedarse en blanco no tiene importancia, ya que el auditorio no sabe como sigue el discurso. En esta situación, un buen truco es repetir las últimas ideas que hayas expresado para recuperar así el hilo argumental.
•Acabar bien: Cierra siempre tu discurso reiterando la idea esencial de la argumentación.
•Hacer preguntas binarias. (donde la respuesta sea si o no, verdadero o falso…)
•Evitar las preguntas abiertas. (¿Qué te parece?).
•No dejar que nadie monopolice el turno de preguntas.
•Deja las preguntas para el final.
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