La capacidad de diálogo, de sabernos comunicar con los demás, es uno de los pilares fundamentales que nos ayudará a conseguir el éxito en nuestros objetivos.
Hacerlo correctamente evitará distorsiones entre lo que pretendemos decir y lo que nos pueden interpretar, y viceversa, eliminando al máximo los malentendidos y sus terribles consecuencias.
La habilidad comunicativa nos va a permitir llevar la conversación con nuestro interlocutor enfocada hacia el objetivo deseado y adaptada a la situación diferente de cada caso.
Todas las conversaciones son importantes, aunque no nos lo parezcan.
Las siguientes cuestiones nos ayudarán a conseguir mantener conversaciones más adecuadas y positivas. Tengámoslas en cuenta siempre.
1.- Hemos de fijarnos exactamente en las palabras de nuestro interlocutor, y en su lenguaje corporal (gestos, expresiones, actitud, ...), y en interpretar que es lo que de verdad pretende decirnos, que no tiene porque ser la literalidad de su mensaje.
2.- Nos hemos de acomodar a las formas de su comportamiento, y a su nivel y capacidad de comprensión, asegurándonos, en cada fragmento, que nos ha entendido correctamente.
También es importante que no crea que nos sentimos superiores ni indiferentes.
3.- Hay que mantener siempre el contacto visual y mostrar signos de que seguimos y entendemos sus planteamientos. Hemos de estar verdaderamente interesados en la cuestión, pero además hemos de parecerlo.
4.- Jamás hemos de interrumpirle. Hay que dejarle terminar, como mínimo, sus frases. No pensemos en las respuestas mientras aún nos están hablando.
5.- Tampoco contestaremos a cuestiones, sin estar seguros de haber entendido exactamente lo que nos pretenden decir, ni pasaremos a otros puntos, sin estar seguros de que han quedado claros los anteriores.
6.- Las cuestiones a debatir deben separarse en tantas partes como podamos. Siempre es más fácil comunicarnos y comprender por partes, que abordando el tema de forma global. No pasemos a otra parte hasta tener resuelta la anterior.
Al finalizar, ó en el transcurso de la conversación, hemos de ir haciendo resúmenes de lo tratado y las conclusiones a las que vamos llegando.
7.- Hay que meditar lo que vamos a decir, y como, antes de expresarlo.
8.- Hemos de estar escuchándonos y observando nuestras expresiones corporales, al mismo tiempo que estamos comunicándonos, analizándolas y adaptándolas a la situación, manteniendo la seguridad de que estamos transmitiendo exactamente lo que pretendemos y en la forma y tono en que lo deseamos.
9.- Los mensajes han de ser claros y cortos, evitando comentarios accesorios que no sirvan para reafirmar el mensaje principal.
10.- Cuando la conversación se desconcentra y se desvía de la línea principal, hay que reconducirla lo más rápidamente posible.
11.- Todas nuestras expresiones causarán muchísimo más efecto si se plantean en forma de preguntas muy sencillas que supongan respuestas igualmente sencillas, evitando ser nosotros los que hagamos afirmaciones y lleguemos a conclusiones. Esto debemos conseguir que lo haga nuestro interlocutor.
El es quien ha de llegar a sacar las conclusiones que nosotros pretendemos.
12.- Hemos de saber escuchar muy bien.
13.- Nosotros somos los que debemos llevar las riendas de la conversación, utilizando las preguntas adecuadas, incluso contestando con nuevas preguntas a las preguntas que nos hacen, para reorientar la conversación.
14.- En los puntos difíciles de la conversación, nos hemos de asegurar que hemos entendido correctamente a nuestro interlocutor, y que a nosotros también se nos ha entendido exactamente lo que queremos decir.
15.- Hemos de evitar los prejuicios negativos, y llegar a conclusiones precipitadas, tanto del interlocutor como del tema que estamos tratando, ya que ello puede distorsionar nuestra actitud y nuestro mensaje.
No hemos de emitir opiniones ó soluciones hasta conocer y comprender los hechos y las circunstancias en que han ocurrido, desde el punto de vista de nuestro interlocutor.
16.- Destacar los beneficios que logrará si acepta nuestros argumentos.
17.- Jamás prometemos lo que no estamos totalmente seguros que lo vayamos a cumplir. Y nos disculparemos inmediatamente que sepamos que no lo podremos lograr, ofreciendo alternativas aceptables.
18.- Debemos saber exactamente lo que piensa nuestro interlocutor, y conseguirlo realizándole las preguntas necesarias hasta conseguirlo.
19.- Tomar notas de lo tratado y conclusiones, y que el interlocutor vea que lo estamos haciendo y que las guardamos.
20.- Evitar la parte de la discusión sobre quien tiene la culpa. Es mejor tratar de las causas que han provocado el problema, de forma objetiva, y buscar soluciones aceptables para ambas partes, pensando en las consecuencias, positivas ó negativas, de cada posible solución.
21.- Las conversaciones a veces se alargan innecesariamente. Esto supone la pérdida de un tiempo que necesitamos para otras cosas (personales ó del trabajo).
Así pues las conversaciones han de durar siempre lo menos posible.
22.- La palabra más agradable de escuchar es nuestro propio nombre. Dirigámosnos a nuestros interlocutores utilizando su nombre, y averigüémoslo diplomáticamente cuando no lo sepamos.
23.- En nuestro trabajo hablamos mucho y con muchos. Es muy importante que nos concentremos y nos esforcemos al máximo en hacerlo lo mejor posible.
24.- No neguemos nunca el servicio que precise el cliente, pero esto no ha de significar que prestemos atenciones no necesarias, exageradas, repetitivas, que puedan realizar ellos mismos, ... y menos con aquellos clientes que nos han discutido nuestros precios.
25.- No entremos en conversaciones que estén manteniendo otros compañeros, salvo que sea absolutamente necesario.
26.- Sin el interlocutor delante, hagámonos sugerencias y observaciones, para mejorar entre todos nuestra comunicación. Las diremos y las escucharemos, con intención constructiva y con cariño.
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